Database Link

Ti piacerebbe archiviare ordinatamente all’interno del tuo gestionale documenti e file di qualsiasi formato in modo che siano sempre a disposizione degli utenti autorizzati con un click?

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Da oggi puoi! Database Link è la soluzione di gestione documentale cucita intorno ai tuoi programmi che consente l’integrazione nativa tra i dati del tuo gestionale e qualsiasi tipologia di documento e file, direttamente sui campi attivi delle applicazioni gestionali. 

Con Database Link di webgate400 è possibile allegare documenti, immagini, disegni e file con qualsiasi estensione così come generare nuovi documenti, utilizzare modelli aziendali, gestire livelli di revisione per ogni singolo documento e autorizzarne la lettura o la modifica a determinati utenti. E’ inoltre possibile generare nuovi documenti che fondono in un unico modello Word dati prelevati in tempo reale dal DB2/400 tramite diverse fonti dati gestite con istruzioni SQL.

La gestione documentale di webgate400

Una corretta organizzazione dei documenti è fondamentale per garantire un funzionamento più efficace e veloce dell’azienda. Database Link semplifica e ottimizza questo processo, consentendo una gestione ottimale dei documenti aziendali che migliora le attività quotidiane degli utenti. I documenti allegati sono organizzati in classi documentali configurabili, con la possibilità di specificare la directory di archiviazione – diversa per documenti originali o pubblicati – nonchè apposite regole di riservatezza che consentono la creazione, visualizzazione, modifica e cancellazione dei documenti solo a determinati utenti o gruppi di utenti. Ogni utente autorizzato avrà così a portata di click tutti i documenti di suo interesse ovunque si trovi, con un notevole risparmio di tempo e con tangibili benefici organizzativi.

Documenti realmente condivisi, ordinati e sempre a disposizione. Ecco la vera rivoluzione documentale!

A livello di classe documentale è possibile attivare la conversione automatica in formato PDF – grazie ad un server in ambiente webgate400 – dei documenti allegati, in modo da visualizzare, inviare il documento in formato PDF invece del documento nel formato originale (che sarà comunque sempre disponibile per eventuali modifiche).

Attraverso il concetto di legame, i documenti possono essere collegati a diversi soggetti gestionali senza repliche o sprechi di spazio e, previa una semplice configurazione, possono essere collegati in automatico anche soggetti correlati a quello principale il tutto a vantaggio della semplicità di reperimento.

 

Realizza una vera e completa dematerializzazione

Grazie a Database Link è possibile realizzare una vera e completa dematerializzazione del flusso documentale aziendale grazie a strumenti specificamente studiati per eliminare la versione cartacea di qualunque documento, dalla corrispondenza ai file di lavoro.
La Gestione Protocollo integrata consente inoltre di gestire in modo semplice e completo il flusso autorizzativo di ciascun documento, eliminando la necessità di timbri e firme fisiche.

E’ anche disponibile un supporto specifico per la visualizzazione delle fatture elettroniche grazie al quale è possibile assegnare in modo automatico template di visualizzazione ai file xml, anche personalizzati, in base alla classe di appartenenza.

Revisione documenti multilivello

L’aggiornamento dei documenti aziendali, che spesso avviene quotidianamente e per mano di più figure aziendali, ne rende la gestione un’attività complessa. Non con Database Link: i documenti allegati ai campi attivi di Webgate400, infatti, possono essere gestiti per livello di revisione e inoltre tutte le versioni rettificate e modificate nel tempo vengono archiviate insieme a informazioni quali la data, l’ora e l’utente che ha effettuato la revisione, rendendone semplice e immediato il recupero.

E’ anche possibile personalizzare per singolo utente la visualizzazione dei documenti archiviati, consentendo la visione di tutte le revisioni o solo di quella finale.

Alimentazione gestione documentale

Creazione e archiviazione modelli aziendali

Database Link garantisce tutti i vantaggi di un potente editore in grado di ottenere un’impaginazione gradevole pur mantenendo tutta la qualità formale dei contenuti estratti dal database.

Con Database Link si possono generare documenti di testo nei quali integrare informazioni prelevate da più database, quali ad esempio l’anagrafico clienti per integrare i dati dell’indirizzo, le testate delle offerte per le condizioni commerciali, il dettaglio dei documenti offerte per i codici articoli, descrizioni quantità, prezzi, % di sconto ecc.

Nella fase di generazione di un nuovo documento, Database Link consente di impostare uno o più modelli aziendali, per una corretta politica di immagine aziendale. I modelli aziendali possono inoltre essere abbinati al tipo di classe documentale, in modo da garantire uniformità di stile. Database Link consente di impostare modelli per Word, Excel, PowerPoint, OpenOffice, soluzioni Lotus, ecc.

Acquisizione rapida dei documenti

Con un semplice drag&drop è possibile archiviare file di qualsiasi estensione in modo veloce e intuitivo, scegliendo il soggetto al quale ancorarlo al momento dell’upload. Questa funzione consente inoltre di archiviare documenti senza necessariamente legarli ad un soggetto specifico.

E’ anche possibile effettuare una selezione multipla di più file da legare a uno o più soggetti contemporaneamente.

Archiviazione da fonti esterne

Sono disponibili diverse possibilità di archiviazione nella gestione documentale:

  • Direttamente da scanner

Standard Twain

  • Stampe prodotte dal gestionale

Archiviate in formato PDF

  • Qualsiasi file presente sul computer o in rete
  • Qualsiasi file prodotto da programmi di terze parti

Attraverso i moduli aggiuntivi della suite webgate400

In presenza dei moduli aggiuntivi PSG Report Editor e Acquisizione Documentale Differita, tutti i documenti prodotti/acquisiti vengono archiviati automaticamente all’interno della corretta classe documentale del Database Link.

Omnilink

Partendo da un documento presente nella gestione documentale è possibile richiamare qualsiasi programma gestionale correlato agli argomenti contenuti nel documento stesso.

Ad esempio, visualizzando un ordine è possibile richiamare il programma di manutenzione dell’ordine, del cliente, degli articoli presenti nell’ordine, della bolla, etc. Questo consente di accedere ai programmi necessari in modo ancora più semplice ed intuitivo, senza dover navigare nel menu e nelle opzioni, o dover ridigitare più volte i dati.

Invio documenti tramite posta elettronica

I documenti archiviati con Database Link sono pronti per essere spediti via mail senza ulteriori operazioni. L’invio può essere effettuato per singolo documento tramite un’apposita funzione che consente l’utilizzo della rubrica aziendale o di una lista di spedizione. Un log di spedizione creato in automatico consente di conservare uno storico delle spedizioni effettuate.

Verifica allegati

La ricerca dei documenti allegati ai singoli campi attivi è facilitata grazie alla funzione “verifica allegati” presente in ogni griglia video e fruibile tramite il tasto destro del mouse. Una graffetta posizionata nell’angolo sinistro della griglia e il colore rosso rendono immediata l’identificazione dei documenti trovati, agevolando l’attività quotidiana degli utenti.

Ricerca dei documenti

Anche ipertestuale

Tramite un’apposita funzione è possibile ricercare tutti i documenti allegati nella gestione documentale. 

I documenti sono ricercabili in base al titolo, alla descrizione, a tre campi keyword fissi e/o attraverso campi di categorizzazione configurabili e implementabili secondo le esigenze. 

E’ inoltre possibile effettuare una ricerca ipertestuale all’interno dei documenti archiviati, eventualmente sfruttando gli operatori di confronto (and/or/not, etc.) per affinare ulteriormente la ricerca; ad esempio si potranno ricercare con semplicità tutti i documenti contenenti un determinato articolo all’interno del testo.

Archiviazione documentale differita

E’ la soluzione di acquisizione dei documenti cartacei per la tua azienda!

Separando il momento di gestione del documento cartaceo da quello della sua scansione ottieni i vantaggi della dematerializzazione senza appesantire i processi aziendali. Un pratico monitor consente inoltre di tenere sotto controllo ogni fase.

Prerequisiti

  • webgate400

Opzionale: scanner che supportino lo standard TWAIN

Opzionale: OMNIFIND per la ricerca ipertestuale (disponibile da V6R1M0)