Database Link es la solución de gestión documental integrada de forma nativa con webgate400. Permite la integración directa entre los datos de su software de gestión y cualquier tipo de documento o archivo, directamente en los campos activos de las aplicaciones de gestión.
Con Database Link puede adjuntar documentos, imágenes, dibujos y archivos con cualquier extensión, generar nuevos documentos, utilizar plantillas corporativas, gestionar niveles de revisión para cada documento individual y definir quién puede leer o modificar cada elemento.
También puede generar documentos que fusionan en una única plantilla de Word datos extraídos en tiempo real del DB2/400, a través de múltiples fuentes de datos gestionadas con instrucciones SQL.
Una gestión documental ordenada, configurable y accesible desde cualquier lugar
Los documentos adjuntos están organizados en clases documentales configurables, con directorios de almacenamiento separados para documentos originales y publicados. Puede definir reglas de confidencialidad precisas para permitir la creación, visualización, modificación y eliminación de documentos solo a determinados usuarios o grupos de usuarios. Así, cada usuario autorizado encuentra al alcance de un clic todos los documentos de su interés, esté donde esté.
A nivel de clase documental es posible activar la conversión automática a PDF mediante un servidor en entorno webgate400, para visualizar y enviar los documentos en este formato, manteniendo siempre disponible el archivo original para posibles modificaciones.
Gracias al concepto de vínculo, los documentos pueden estar conectados a múltiples sujetos de gestión sin duplicados ni desperdicio de espacio. Con una configuración sencilla, es posible conectar automáticamente también los sujetos relacionados con el principal, simplificando aún más la localización.
Database Link le permite eliminar la versión en papel de cualquier documento, desde la correspondencia hasta los archivos de trabajo
La Gestión de Protocolo integrada gestiona de forma sencilla y completa el flujo de autorización de cada documento, eliminando sellos y firmas físicas. También está disponible el soporte específico para la visualización de facturas electrónicas: puede asignar automáticamente plantillas de visualización a los archivos XML, incluso personalizadas, en función de la clase documental a la que pertenezcan.
Revisión de documentos multinivel
Los documentos adjuntos a los campos activos de webgate400 pueden gestionarse por nivel de revisión. Cada modificación se archiva junto con la fecha, la hora y el usuario que la realizó, lo que hace que la recuperación de cualquier versión anterior sea sencilla e inmediata.
Es posible personalizar para cada usuario la visualización de los documentos archivados, eligiendo si mostrar todas las revisiones o solo la final.
Prerrequisitos
- webgate400
- Opcional: escáneres compatibles con el estándar TWAIN
- Opcional: OMNIFIND para la búsqueda hipertextual (disponible desde V6R1M0)
Alimentación de la gestión documental
Cree documentos a partir de los datos reales de su software de gestión
Database Link garantiza una maquetación ordenada manteniendo la calidad formal de los contenidos extraídos de la base de datos. Puede generar documentos de texto que integren información procedente de múltiples bases de datos, por ejemplo, el maestro de clientes para los datos de dirección, las cabeceras de las ofertas para las condiciones comerciales, el detalle de los documentos de oferta para códigos de artículo, descripciones, cantidades, precios y porcentajes de descuento.
En la fase de generación puede establecer una o más plantillas corporativas para garantizar la uniformidad de estilo, vinculándolas al tipo de clase documental.
Database Link admite plantillas para Word, Excel, PowerPoint, OpenOffice, soluciones Lotus y otros formatos.
Archive en pocos segundos, desde cualquier fuente
Con el drag&drop puede cargar rápidamente archivos de cualquier extensión, eligiendo el sujeto al que conectarlos en el momento de la carga o archivándolos sin vincularlos a un sujeto específico.
Es posible seleccionar varios archivos simultáneamente y conectarlos a uno o más sujetos en una sola operación.
Archive también desde fuentes externas
Los documentos pueden proceder de diversas fuentes:
- directamente desde el escáner (estándar TWAIN)
- impresiones producidas por el software de gestión, archivadas en formato PDF
- cualquier archivo presente en el ordenador o en la red
- cualquier archivo producido por programas de terceros
Con los módulos adicionales PSG Report Editor y Adquisición Documental Diferida, todos los documentos producidos o adquiridos se archivan automáticamente en la clase documental correcta de Database Link.
Desde un documento, acceda directamente a todo el software de gestión
Con Omnilink, partiendo de un documento archivado puede llamar a cualquier programa de gestión conectado a los contenidos del propio documento.
Al visualizar un pedido, por ejemplo, puede abrir directamente el mantenimiento del pedido, del cliente, de los artículos presentes, del albarán, etc., sin navegar por el menú ni volver a introducir datos.
Envíe los documentos por correo electrónico directamente desde la gestión documental
Los documentos archivados con Database Link están listos para ser enviados por correo electrónico sin pasos adicionales.
El envío puede realizarse por documento individual, utilizando la agenda corporativa o una lista de envío. Un registro de envío generado automáticamente conserva el historial completo de cada envío.
Identificar los documentos adjuntos es inmediato, incluso visualmente
La función «Verificar adjuntos» está disponible en cada cuadrícula de pantalla y se activa con el botón derecho del ratón.
Un clip en la esquina izquierda de la cuadrícula y el color rojo señalan inmediatamente la presencia de documentos adjuntos, sin necesidad de buscarlos.
Encuentre cualquier documento en pocos segundos, incluso buscando en el texto
Mediante una función específica puede buscar todos los documentos archivados en la gestión documental por título, descripción, tres campos de palabras clave fijos y campos de categorización configurables según sus necesidades.
También está disponible la búsqueda hipertextual dentro del contenido de los documentos, con soporte para operadores booleanos para refinar los resultados, útil, por ejemplo, para encontrar todos los documentos que contienen un determinado artículo en el texto.
Archivado documental diferido: escanee cuando quiera, sin bloquear el trabajo.
Al separar el momento de gestión del documento en papel del de su escaneo, obtiene todas las ventajas de la digitalización sin sobrecargar los procesos de la empresa.
Un monitor dedicado le permite mantener bajo control cada fase del proceso.
Evolución, no revolución
En casi 25 años, el principio nunca ha cambiado: no se convierta en una empresa obligada a ir siempre a remolque de la tecnología, siga siendo una empresa competente en su sector
Nuestro trabajo es ofrecerle herramientas para seguir siendo competitivo, moderno, seguro y escalable, sin perder lo que ya funciona hoy en día.
