Garantice la validez legal de sus documentos informáticos a lo largo del tiempo, eliminando los costes de impresión, almacenamiento y archivo en papel.
La conservación digital conforme a la normativa es un procedimiento informático regulado por el Código de la Administración Digital (CAD, D.Lgs. 82/2005, art. 44), que define los requisitos de autenticidad e integridad de los documentos informáticos. Las normas técnicas vigentes están establecidas por las Directrices AgID sobre la formación, gestión y conservación de documentos informáticos (en vigor desde 2022), que han sustituido a los anteriores DPCM.
Este módulo de la suite webgate400 representa el paso posterior al archivo electrónico gestionado por Database Link y es especialmente útil para las empresas que generan grandes cantidades de documentos con relevancia fiscal o que envían facturas electrónicas a la Administración Pública, que deben conservarse durante varios años según la normativa vigente.
No solo conservación legal: un apoyo concreto a la organización empresarial.
Conservación digital conforme a la normativa permite generar volúmenes debidamente organizados, que contienen archivos de diferentes formatos, capaces de representar de forma completa e irrefutable cada documento emitido, recibido, enviado o producido.
Pero las aplicaciones van más allá de la obligación normativa. Puede ofrecer a sus comerciales un soporte offline con todos los documentos, facturas, pedidos y otros documentos relacionados con sus clientes. Puede crear un catálogo con la información técnica de los artículos o recopilar todos los documentos de un proyecto específico. Todo de forma sencilla y rápida, mediante la creación de volúmenes con criterios de selección personalizados, incluso sin valor legal.
Cómo funciona: desde la selección de los documentos hasta el cierre del volumen
Identificación de los documentos
Se definen las clases documentales, los campos de categorización y la fecha de creación del adjunto. En esta fase ya es posible visualizar los documentos que cumplen con los criterios establecidos y aplicar filtros adicionales por título, descripción y tres campos de palabras clave.
Firma digital
Los documentos se firman digitalmente, de forma individual o masiva, con notificación automática de posibles errores.
Creación física del volumen
Los documentos firmados se copian en un directorio del IFS, el volumen se cierra, se firma y se le aplica un sello de tiempo, definiendo así su inviolabilidad y su inalterabilidad a lo largo del tiempo.
Verificación opcional
Es posible verificar la validez de documentos ya firmados y presentes en el volumen. Durante esta fase también se comprueba la continuidad de la secuencia de los documentos incluidos, en función del primer campo de categorización indicado.
Consulte, verifique y distribuya los volúmenes en cualquier momento
Los volúmenes se generan en un directorio específico del IFS del Power, que contiene los adjuntos y un archivo XML que describe sus atributos. Los documentos pueden buscarse y consultarse a través del Digital Signature Manager, que también permite visualizar y verificar la fiabilidad de la firma y del volumen. La misma herramienta puede utilizarse para visualizar documentos firmados por terceros (PDF o P7M).
Los volúmenes pueden copiarse en otra máquina o grabarse manteniendo su plena validez legal. Además, es posible crear «collections», es decir, conjuntos de varios volúmenes, además de las funciones normales de mantenimiento.
Automatice la importación con WG Signer Scheduler
Gracias al WG Signer Scheduler, el usuario solo se encarga de la definición y creación inicial del volumen y de su cierre. Todos los documentos se importan automáticamente al volumen con la frecuencia configurada. Por ejemplo, después de cada ciclo de facturación, los documentos archivados en Database Link se importan automáticamente al volumen correspondiente.
Requisitos previos
- webgate400
- Database Link
- Flujos de autorización, registro y firma digital
Evolución, no revolución
En casi 25 años, el principio nunca ha cambiado: no se convierta en una empresa obligada a ir siempre a remolque de la tecnología, siga siendo una empresa competente en su sector
Nuestro trabajo es ofrecerle herramientas para seguir siendo competitivo, moderno, seguro y escalable, sin perder lo que ya funciona hoy en día.