Database Link es la solución de gestión documental integrada de forma nativa con webgate400. Permite la integración directa entre los datos de su ERP y cualquier tipo de documento o archivo, directamente desde los campos activos de las aplicaciones de gestión.
Con Database Link puede adjuntar documentos, imágenes, planos y archivos con cualquier extensión, generar nuevos documentos, utilizar plantillas corporativas, gestionar niveles de revisión de cada documento y definir quién puede leer o modificar cada elemento.
También puede generar documentos que combinan en una sola plantilla de Word datos extraídos en tiempo real del DB2/400, a través de varias fuentes de datos gestionadas con instrucciones SQL.
Una gestión documental ordenada, configurable y accesible desde cualquier lugar
Los documentos adjuntos están organizados en clases documentales configurables, con directorios de archivo independientes para documentos originales y publicados. Puede definir reglas de confidencialidad precisas para permitir la creación, visualización, modificación y eliminación de documentos solo a determinados usuarios o grupos de usuarios. Así, cada usuario autorizado tiene a un clic todos los documentos de su interés, esté donde esté.
A nivel de clase documental es posible activar la conversión automática a PDF mediante un servidor en el entorno webgate400, para visualizar y enviar los documentos en este formato, manteniendo siempre disponible el archivo original para posibles modificaciones.
Gracias al concepto de vínculo, los documentos pueden conectarse a varios registros de gestión sin duplicados ni desperdicio de espacio. Con una configuración sencilla, también es posible vincular automáticamente los registros relacionados con el principal, simplificando aún más su localización.
Database Link le permite eliminar la versión en papel de cualquier documento, desde la correspondencia hasta los archivos de trabajo
La gestión de protocolo integrada gestiona de forma sencilla y completa el flujo de autorización de cada documento, eliminando sellos y firmas físicas. También está disponible el soporte específico para la visualización de facturas electrónicas: puede asignar automáticamente plantillas de visualización a los archivos XML, incluso personalizadas, según la clase documental a la que pertenezcan.
Revisión de documentos multinivel
Los documentos adjuntos a los campos activos de webgate400 pueden gestionarse por nivel de revisión. Cada modificación se archiva junto con la fecha, la hora y el usuario que la realizó, lo que hace sencilla e inmediata la recuperación de cualquier versión anterior.
Es posible personalizar para cada usuario la visualización de los documentos archivados, eligiendo si mostrar todas las revisiones o solo la final.
Requisitos previos
- webgate400
- Opcional: escáneres compatibles con el estándar TWAIN
- Opcional: OMNIFIND para la búsqueda hipertextual (disponible a partir de V6R1M0)
Alimentación de la gestión documental
Cree documentos a partir de los datos reales de su ERP
Database Link garantiza una maquetación ordenada, preservando la calidad formal de los contenidos extraídos de la base de datos. Puede generar documentos de texto que combinan información procedente de varias bases de datos, por ejemplo, el maestro de clientes para los datos de dirección, las cabeceras de las ofertas para las condiciones comerciales, o el detalle de los documentos de oferta para códigos de artículo, descripciones, cantidades, precios y porcentajes de descuento.
Durante la generación puede configurar una o varias plantillas corporativas para garantizar la uniformidad de estilo, asociándolas al tipo de clase documental.
Database Link admite plantillas para Word, Excel, PowerPoint, OpenOffice, soluciones Lotus y otros formatos.
Archive en segundos, desde cualquier fuente
Con arrastrar y soltar (drag&drop) puede cargar rápidamente archivos de cualquier extensión, eligiendo el registro al que vincularlos en el momento de la carga o archivándolos sin vincularlos a un registro concreto.
Es posible seleccionar varios archivos a la vez y vincularlos a uno o más registros en una sola operación.
Archive también desde fuentes externas
Los documentos pueden proceder de distintas fuentes:
- Directamente desde un escáner (estándar TWAIN)
- Impresiones generadas por el ERP, archivadas en formato PDF
- Cualquier archivo presente en el equipo o en la red
- Cualquier archivo generado por programas de terceros
Con los módulos adicionales PSG Report Editor y Adquisición Documental Diferida, todos los documentos generados o adquiridos se archivan automáticamente en la clase documental correcta de Database Link.
Desde un documento, acceda directamente a todo su ERP
Con Omnilink, a partir de un documento archivado puede abrir cualquier programa del ERP vinculado al contenido de ese documento.
Al visualizar un pedido, por ejemplo, puede abrir directamente el mantenimiento del pedido, del cliente, de los artículos incluidos, del albarán, etc., sin navegar por el menú ni volver a introducir datos.
Envíe los documentos por correo electrónico directamente desde la gestión documental
Los documentos archivados con Database Link están listos para enviarse por correo electrónico sin pasos adicionales.
El envío puede hacerse documento por documento, utilizando la agenda corporativa o una lista de distribución. Un registro de envíos generado automáticamente conserva el historial completo de cada envío.
Identificar los documentos adjuntos es inmediato, también visualmente
La función “Comprobar adjuntos” está disponible en cada cuadrícula de pantalla y se activa con el botón derecho del ratón.
Un clip en la esquina izquierda de la cuadrícula y el color rojo indican de inmediato la presencia de documentos adjuntos, sin necesidad de buscarlos.
Encuentre cualquier documento en segundos, incluso buscando en el texto
Con una función específica puede buscar todos los documentos archivados en la gestión documental por título, descripción, tres campos de palabra clave fijos y campos de categorización configurables según sus necesidades.
También está disponible la búsqueda hipertextual dentro del contenido de los documentos, con soporte para operadores booleanos que permiten refinar los resultados; útil, por ejemplo, para encontrar todos los documentos que contienen un determinado artículo en el texto.
Archivo documental diferido: escanee cuando quiera, sin bloquear el trabajo.
Al separar la gestión del documento en papel de su escaneo, obtiene todas las ventajas de la desmaterialización sin sobrecargar los procesos de la empresa.
Un monitor dedicado le permite mantener bajo control cada fase del proceso.
Evolución, no revolución
En casi 25 años, el principio no ha cambiado nunca: no se convierta en una empresa obligada a perseguir la tecnología, siga siendo una empresa experta en su sector
Nuestro trabajo es darle las herramientas para seguir siendo competitivo, moderno, seguro y escalable, sin renunciar a lo que ya funciona hoy.
