La firma digital permite firmar documentos electrónicos garantizando que el contenido no ha sido modificado y que el firmante es quien declara ser. Se basa en criptografía avanzada y en un certificado cualificado conservado en un dispositivo seguro (tarjeta inteligente o token). Según la normativa italiana y europea (eIDAS), tiene el mismo valor legal que la firma autógrafa en papel.
El módulo Flujos de Autorización, Registro y Firma Digital resuelve las problemáticas organizativas y operativas relacionadas con la fase de control, autorización y firma de documentos en las pymes italianas. Requiere la presencia de la licencia Database Link, que constituye la plataforma de integración subyacente.
Gestione flujos de autorización, funciones y registros de firma en un único módulo
Flujos de Autorización, Registro y Firma Digital permite gestionar de forma sencilla y fiable la autenticación electrónica de los documentos, las funciones y los ciclos de autorización, organizando de manera óptima los registros de firma por usuario individual y función.
Configuración de dispositivos personalizada para cada usuario
Para cada usuario es posible configurar la información relativa a la tarjeta inteligente y todo lo necesario para iniciar el proceso de firma digital: tipología del dispositivo, certificados y claves locales, marcas temporales, ruta de depósito de los documentos firmados y formato del archivo firmado.
El módulo admite diversas modalidades de firma. Puede firmar con certificados cualificados mediante tarjetas inteligentes y tokens USB compatibles con el estándar PKCS#11, garantizando firmas digitales plenamente conformes a la normativa italiana y europea. También es posible utilizar certificados y claves en archivo (formatos CER/CRT/PEM o PFX/P12), ideales para flujos de autorización internos donde no se requiere una firma cualificada, manteniendo no obstante seguridad y trazabilidad.
Asigne funciones y delegaciones con precisión
A cada usuario pueden asignarse hasta cinco funciones diferentes.
Para cada una es posible definir un delegado con igual poder de firma, activo en el período temporal de delegación establecido.
La asociación entre funciones empresariales y clases documentales permite diseñar las diferentes fases de autorización necesarias para una correcta organización del registro de firma.
Ciclos de autorización configurables para cada clase documental
Para cada clase documental puede configurar una o más fases de autorización, en su conjunto denominadas ciclos de autorización, en secuencia entre sí, identificando las funciones encargadas de la firma.
Para cada fase es posible definir: código y subcódigo de la fase, descripción del tipo de aprobación y función a la que se requiere la firma (hasta un máximo de tres alternativas).
Directamente desde Database Link es además posible visualizar, modificar, copiar y anular las fases de autorización del documento individual.
El Registro de Firma: documentos por firmar siempre bajo control
El Registro de Firma se alimenta automáticamente en cada generación de documento, manual o automática. Cada usuario visualiza en su propio registro todos los documentos por firmar, seleccionables mediante un panel dedicado, y puede proceder a la firma individual o masiva.
Cuando hay documentos pendientes de firma, el usuario es avisado mediante una ventana emergente que permite acceder directamente al registro.
Es posible filtrar los documentos por descripción del adjunto, fase de autorización, estado de la firma (originales, firmados, excluidos y otros) y período temporal.
Qué puede hacer con Firma Digital
El módulo es conforme a los requisitos de la Agencia para la Italia Digital (AgID) y permite:
- Firmar digitalmente documentos individuales en el formato estándar CAdES con extensión P7M
- Firmar de forma masiva carpetas completas de documentos
- Marcar temporalmente documentos individuales
- Firmar y marcar temporalmente de forma masiva
- Aplicar firmas y marcas temporales múltiples al mismo documento mediante cofirma o contrafirma
- Verificar las firmas y las marcas temporales presentes en un documento
Las marcas temporales garantizan fecha y hora ciertas en el momento de la aplicación y pueden adquirirse en línea y aplicarse mediante una función específica del módulo.
Cómo funciona la firma digital
La firma digital se basa en la criptografía asimétrica. Cada titular dispone de un par de claves: una privada, custodiada en un dispositivo seguro (tarjeta inteligente, token o HSM) y protegida por PIN, y una pública, custodiada y publicada por la Entidad Certificadora para la verificación de la firma. Las dos claves están correlacionadas de forma unívoca, pero desde la clave pública es imposible remontarse a la privada.
La presencia de la Entidad Certificadora, tercera parte de confianza, garantiza la asociación unívoca entre la clave pública y el titular de la clave privada, mediante la emisión de un certificado digital expedido solo tras la identificación cierta del solicitante.
Para dotarse de firma digital es necesario dirigirse a los Certificadores Acreditados, sujetos públicos y privados autorizados a desarrollar esta actividad, cuyo listado se publica por ley en el sitio de AgID.
Conformidad normativa garantizada
El art. 2 del D.M. 17.06.2014 establece que los documentos informáticos relevantes a efectos tributarios, aunque estén desmaterializados, deben respetar los requisitos de inmodificabilidad, integridad, autenticidad y legibilidad. El módulo Flujos de Autorización, Registro y Firma Digital está diseñado para garantizar el cumplimiento de todos estos requisitos.
Requisitos previos
- webgate400
Evolución, no revolución
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Nuestro trabajo es proporcionarle herramientas para seguir siendo competitivo, moderno, seguro y escalable, sin perder lo que funciona ya hoy.
