Garantisci la validità legale dei tuoi documenti informatici nel tempo, eliminando i costi di stampa, stoccaggio e archiviazione cartacea
La conservazione digitale a norma è una procedura informatica regolamentata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD, D.Lgs. 82/2005, art. 44), che definisce i requisiti di autenticità e integrità dei documenti informatici. Le regole tecniche vigenti sono stabilite dalle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (in vigore dal 2022), che hanno sostituito i precedenti DPCM.
Questo modulo della suite webgate400 rappresenta il passaggio successivo all’archiviazione elettronica gestita da Database Link ed è particolarmente utile per le aziende che producono elevate quantità di documenti fiscalmente rilevanti o che inviano fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione, da conservare per più anni secondo le normative vigenti.
Non solo conservazione legale: un supporto concreto all'organizzazione aziendale
Conservazione Digitale a Norma permette di generare volumi opportunamente organizzati, contenenti file di diversi formati, in grado di rappresentare in modo completo e inoppugnabile ogni documento emesso, ricevuto, inviato o prodotto.
Ma le applicazioni vanno oltre l’obbligo normativo. Puoi offrire ai tuoi commerciali un supporto offline con tutti i documenti, fatture, ordini e altro, relativi ai loro clienti. Puoi creare un catalogo con le informazioni tecniche degli articoli o raccogliere tutti i documenti di una specifica commessa. Tutto in modo semplice e veloce, sfruttando la creazione di volumi con criteri di selezione personalizzati, anche senza valore legale.
Come funziona: dalla selezione dei documenti alla chiusura del volume
Identificazione dei documenti
Si definiscono le classi documentali, i campi di categorizzazione e la data di creazione dell’allegato. È già possibile in questa fase visualizzare i documenti che rispettano i criteri impostati ed effettuare ulteriori filtri su titolo, descrizione e tre campi keyword.
Firma digitale
I documenti vengono firmati digitalmente, singolarmente o in modo massivo, con segnalazione automatica degli eventuali errori.
Creazione fisica del volume
I documenti firmati vengono copiati in una directory dell’IFS, il volume viene chiuso, firmato e marcato temporalmente definendone così l’inviolabilità e la non modificabilità nel tempo.
Verifica opzionale
È possibile verificare la validità di documenti già firmati e presenti nel volume. Durante questa fase viene controllata anche la continuità della sequenza dei documenti inclusi, in base al primo campo di categorizzazione indicato.
Consulta, verifica e distribuisci i volumi in qualsiasi momento
I volumi vengono generati in una directory specifica dell’IFS del Power, contenente gli allegati e un file XML che ne descrive gli attributi. I documenti possono essere ricercati e consultati tramite il Digital Signature Manager, che consente anche di visualizzare e verificare l’attendibilità della firma e del volume. Lo stesso strumento può essere usato per visualizzare documenti firmati da terze parti (PDF o P7M).
I volumi possono essere copiati su un’altra macchina o masterizzati mantenendo la piena validità legale. È inoltre possibile creare delle “collection”, ovvero insiemi di più volumi, oltre alle normali funzioni di manutenzione.
Automatizza l'importazione con WG Signer Scheduler
Grazie al WG Signer Scheduler, l’utente si occupa solo della definizione e creazione iniziale del volume e della sua chiusura. Tutti i documenti vengono importati automaticamente nel volume con la frequenza configurata. Ad esempio, dopo ogni ciclo di fatturazione, i documenti archiviati in Database Link vengono importati automaticamente nel volume pertinente.
Prerequisiti
- webgate400
- Database Link
- Flussi autorizzativi, registro e firma digitale
Evoluzione, non rivoluzione
In quasi 25 anni, il principio non è mai cambiato: non trasformarti in un’azienda costretta a inseguire la tecnologia, resta un’azienda competente nel tuo settore
Il nostro lavoro è darti strumenti per restare competitivo, moderno, sicuro e scalabile, senza perdere ciò che funziona già oggi.