Database Link è la soluzione di gestione documentale integrata nativamente con webgate400. Consente l’integrazione diretta tra i dati del tuo gestionale e qualsiasi tipologia di documento o file, direttamente sui campi attivi delle applicazioni gestionali.
Con Database Link puoi allegare documenti, immagini, disegni e file con qualsiasi estensione, generare nuovi documenti, utilizzare modelli aziendali, gestire livelli di revisione per ogni singolo documento e definire chi può leggere o modificare cosa.
Puoi anche generare documenti che fondono in un unico modello Word dati prelevati in tempo reale dal DB2/400, tramite più fonti dati gestite con istruzioni SQL.
Una gestione documentale ordinata, configurabile e accessibile ovunque
I documenti allegati sono organizzati in classi documentali configurabili, con directory di archiviazione separata per documenti originali e pubblicati. Puoi definire regole di riservatezza precise per consentire la creazione, visualizzazione, modifica e cancellazione dei documenti solo a determinati utenti o gruppi di utenti. Ogni utente autorizzato trova così a portata di click tutti i documenti di suo interesse, ovunque si trovi.
A livello di classe documentale è possibile attivare la conversione automatica in PDF tramite un server in ambiente webgate400, così da visualizzare e inviare i documenti in questo formato, mantenendo comunque sempre disponibile il file originale per eventuali modifiche.
Grazie al concetto di legame, i documenti possono essere collegati a più soggetti gestionali senza duplicati o sprechi di spazio. Con una semplice configurazione, è possibile collegare automaticamente anche i soggetti correlati a quello principale, semplificando ulteriormente il reperimento.
Database Link ti permette di eliminare la versione cartacea di qualunque documento, dalla corrispondenza ai file di lavoro
La Gestione Protocollo integrata gestisce in modo semplice e completo il flusso autorizzativo di ogni documento, eliminando timbri e firme fisiche. È disponibile anche il supporto specifico per la visualizzazione delle fatture elettroniche: puoi assegnare automaticamente template di visualizzazione ai file XML, anche personalizzati, in base alla classe documentale di appartenenza.
Revisione documenti multilivello
I documenti allegati ai campi attivi di webgate400 possono essere gestiti per livello di revisione. Ogni modifica viene archiviata insieme a data, ora e utente che l’ha effettuata, rendendo semplice e immediato il recupero di qualsiasi versione precedente.
È possibile personalizzare per ogni singolo utente la visualizzazione dei documenti archiviati, scegliendo se mostrare tutte le revisioni o solo quella finale.
Prerequisiti
- webgate400
- Opzionale: scanner che supportino lo standard TWAIN
- Opzionale: OMNIFIND per la ricerca ipertestuale (disponibile da V6R1M0)
Alimentazione gestione documentale
Crea documenti a partire dai dati reali del tuo gestionale
Database Link garantisce un’impaginazione ordinata mantenendo la qualità formale dei contenuti estratti dal database. Puoi generare documenti di testo che integrano informazioni provenienti da più database, ad esempio l’anagrafico clienti per i dati di indirizzo, le testate delle offerte per le condizioni commerciali, il dettaglio dei documenti offerta per codici articolo, descrizioni, quantità, prezzi e percentuali di sconto.
Nella fase di generazione puoi impostare uno o più modelli aziendali per garantire uniformità di stile, abbinandoli al tipo di classe documentale.
Database Link supporta modelli per Word, Excel, PowerPoint, OpenOffice, soluzioni Lotus e altri formati.
Archivia in pochi secondi, da qualsiasi fonte
Con il drag&drop puoi caricare rapidamente file di qualsiasi estensione, scegliendo il soggetto a cui collegarli al momento dell’upload o archiviandoli senza legarli a un soggetto specifico.
È possibile selezionare più file contemporaneamente e collegarli a uno o più soggetti in un’unica operazione.
Archivia anche da fonti esterne
I documenti possono arrivare da diverse fonti:
- Direttamente da scanner (standard TWAIN)
- Stampe prodotte dal gestionale, archiviate in formato PDF
- Qualsiasi file presente sul computer o in rete
- Qualsiasi file prodotto da programmi di terze parti
Con i moduli aggiuntivi PSG Report Editor e Acquisizione Documentale Differita, tutti i documenti prodotti o acquisiti vengono archiviati automaticamente nella corretta classe documentale di Database Link.
Da un documento, accedi direttamente a tutto il gestionale
Con Omnilink, partendo da un documento archiviato puoi richiamare qualsiasi programma gestionale collegato ai contenuti del documento stesso.
Visualizzando un ordine, ad esempio, puoi aprire direttamente la manutenzione dell’ordine, del cliente, degli articoli presenti, della bolla e così via, senza navigare nel menu né reinserire dati.
Invia i documenti via email direttamente dalla gestione documentale
I documenti archiviati con Database Link sono pronti per essere spediti via mail senza passaggi aggiuntivi.
L’invio può avvenire per singolo documento, utilizzando la rubrica aziendale o una lista di spedizione. Un log di spedizione generato automaticamente conserva lo storico completo di ogni invio.
Identificare i documenti allegati è immediato, anche visivamente
La funzione “Verifica allegati” è disponibile in ogni griglia video e si attiva con il tasto destro del mouse.
Una graffetta nell’angolo sinistro della griglia e il colore rosso segnalano immediatamente la presenza di documenti allegati, senza bisogno di cercarli.
Trova qualsiasi documento in pochi secondi, anche cercando nel testo
Tramite un’apposita funzione puoi ricercare tutti i documenti archiviati nella gestione documentale per titolo, descrizione, tre campi keyword fissi e campi di categorizzazione configurabili secondo le tue esigenze.
È disponibile anche la ricerca ipertestuale all’interno del contenuto dei documenti, con supporto agli operatori booleani per affinare i risultati, utile, ad esempio, per trovare tutti i documenti che contengono un determinato articolo nel testo.
Archiviazione documentale differita: scansiona quando vuoi, senza bloccare il lavoro.
Separando il momento di gestione del documento cartaceo da quello della sua scansione, ottieni tutti i vantaggi della dematerializzazione senza appesantire i processi aziendali.
Un monitor dedicato ti permette di tenere sotto controllo ogni fase del processo.
Evoluzione, non rivoluzione
In quasi 25 anni, il principio non è mai cambiato: non trasformarti in un’azienda costretta a inseguire la tecnologia, resta un’azienda competente nel tuo settore
Il nostro lavoro è darti strumenti per restare competitivo, moderno, sicuro e scalabile, senza perdere ciò che funziona già oggi.
