La firma digitale permette di firmare documenti elettronici garantendo che il contenuto non sia stato modificato e che il firmatario sia chi dichiara di essere. Si basa su crittografia avanzata e su un certificato qualificato conservato in un dispositivo sicuro (smart card o token). Secondo la normativa italiana ed europea (eIDAS), ha lo stesso valore legale della firma autografa su carta.
Il modulo Flussi Autorizzativi, Registro e Firma Digitale risolve le problematiche organizzative e operative legate alla fase di controllo, autorizzazione e firma dei documenti nelle PMI italiane. Richiede la presenza della licenza Database Link, che costituisce la piattaforma di integrazione sottostante.
Gestisci flussi autorizzativi, mansionari
e registri di firma in un unico modulo
Flussi Autorizzativi, Registro e Firma Digitale permette di gestire in modo semplice e affidabile l’autenticazione elettronica dei documenti, i mansionari e i cicli autorizzativi, organizzando al meglio i registri di firma per singolo utente e funzione.
Configurazione dispositivi personalizzata per ogni utente
Per ogni utente è possibile configurare le informazioni relative alla smart card e tutto il necessario per avviare il processo di firma digitale: tipologia del dispositivo, certificati e chiavi locali, marche temporali, percorso di deposito dei documenti firmati e formato del file firmato.
Il modulo supporta diverse modalità di firma. Puoi firmare con certificati qualificati tramite smart card e token USB compatibili con lo standard PKCS#11, garantendo firme digitali pienamente conformi alla normativa italiana ed europea. È possibile anche utilizzare certificati e chiavi su file (formati CER/CRT/PEM o PFX/P12), ideali per flussi autorizzativi interni dove non è richiesta una firma qualificata, mantenendo comunque sicurezza e tracciabilità.
Assegna mansioni e deleghe con precisione
Ad ogni utente possono essere assegnate fino a cinque mansioni diverse.
Per ognuna è possibile definire un delegato con pari potere di firma, attivo nell’arco temporale di delega stabilito.
L’associazione tra mansioni aziendali e classi documentali permette di disegnare le diverse fasi di autorizzazione necessarie per una corretta organizzazione del registro di firma.
Cicli di autorizzazione configurabili per ogni classe documentale
Per ogni classe documentale puoi configurare una o più fasi di autorizzazione, nel loro insieme denominate cicli di autorizzazione, in sequenza tra loro, identificando le mansioni preposte alla firma.
Per ogni fase è possibile definire: codice e sottocodice della fase, descrizione del tipo di approvazione e mansione a cui è richiesta la firma (fino a un massimo di tre alternative).
Direttamente da Database Link è inoltre possibile visualizzare, modificare, copiare e annullare le fasi di autorizzazione del singolo documento.
Il Registro di Firma: documenti da firmare sempre sotto controllo
Il Registro di Firma viene alimentato automaticamente a ogni generazione di documento, manuale o automatica. Ogni utente visualizza nel proprio registro tutti i documenti da firmare, selezionabili tramite un cruscotto dedicato, e può procedere alla firma singola o massiva.
Quando ci sono documenti in attesa di firma, l’utente viene avvisato tramite un pop-up che consente di accedere direttamente al registro.
È possibile filtrare i documenti per descrizione dell’allegato, fase di autorizzazione, stato della firma (originali, firmati, esclusi e altro) e arco temporale.
Cosa puoi fare con Firma Digitale
Il modulo è conforme ai requisiti dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) e permette di:
- Firmare digitalmente singoli documenti nel formato standard CAdES con estensione P7M
- Firmare in modo massivo intere cartelle di documenti
- Marcare temporalmente singoli documenti
- Firmare e marcare temporalmente in modo massivo
- Apporre firme e marche temporali multiple allo stesso documento tramite cofirma o controfirma
- Verificare le firme e le marche temporali presenti in un documento
Le marcature temporali garantiscono data e ora certi al momento dell’apposizione e possono essere acquistate online e apposte tramite un’apposita funzione del modulo.
Come funziona la firma digitale
La firma digitale si basa sulla crittografia asimmetrica. Ogni titolare dispone di una coppia di chiavi: una privata, custodita su un dispositivo sicuro (smart card, token o HSM) e protetta da PIN, e una pubblica, custodita e pubblicata dall’Ente Certificatore per la verifica della firma. Le due chiavi sono correlate in modo univoco, ma dalla chiave pubblica è impossibile risalire a quella privata.
La presenza dell’Ente Certificatore, terza parte fidata, garantisce l’associazione univoca tra la chiave pubblica e il titolare della chiave privata, attraverso l’emissione di un certificato digitale rilasciato solo dopo l’identificazione certa del richiedente.
Per dotarsi di firma digitale è necessario rivolgersi ai Certificatori Accreditati, soggetti pubblici e privati autorizzati a svolgere questa attività, il cui elenco è pubblicato per legge sul sito di AgID.
Conformità normativa garantita
L’art. 2 del D.M. 17.06.2014 stabilisce che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari, anche se dematerializzati, devono rispettare i requisiti di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. Il modulo Flussi Autorizzativi, Registro e Firma Digitale è progettato per garantire il rispetto di tutti questi requisiti.
Prerequisiti
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Evoluzione, non rivoluzione
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