Conservación sustitutiva

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La conservación sustitutiva es un procedimento informático, reglamentado por la ley ( deliberación CNIPA 11/2004 y modificaciones posteriores), capaz de garantizar en el tiempo la validez legal de un documento informático. Además ese módulo permite notables ahorros en los costes derivados de impresión, almacenamiento y archivo. 

La archivación sustitutiva representa el paso siguiente a la archivación de datos electrónica (gestionada por el módulo Database Link) y garantiza notables beneficios, en particular para las empresas que producen ingentes cantidades de documentos fiscalmente relevantes o que efectuan el envío de facturas electrónicas a la Administración Pública y que tienen que ser, a norma de ley, guardados por más años.

Archivación sostitutiva es el módulo de la suite Webgate400 que ofrece la posibilidad de generar contenedores oportunamente organizados que contienen múltiples expedientes de diferentes tamaños y naturaleza, capaz de representar de manera completa e incuestionable cada documento emitido, recibido, enviado o producido.

Igual que toda herramienta de la suite Webgate400, también la archivación sustitutiva es un soporte indispensable en la gestión empresarial. ¡Fijaos! La archivación sustitutiva puede ofrecer a determinados usuarios- por ejemplo usuarios comerciales- un soporte off-line que incluye todos los documentos ( facturas,ordenes, etc.) relacionados con sus clientes; o bien crear un catálogo en el que se incluyen todas las informaciones técnicas de los artículos o de los documentos de un determinado pedido. Todo esto se puede obtener de manera muy rápida y sencilla: será bastante explotar la creación de volúmenes con especificos criterios de selección, en este caso sin validez legal.

Archiviación sostitutiva en pocos y sencillos pasos

La creación de un volumen empieza con la identificación de los documentos a archivar, por medio de la definición de las clases de documentos, campos de categorización y fecha de creación del anexo; de esta manera ya se pueden visualizar los documentos que respetan criterios definidos y realizar ulteriores parcializaciones en el título, en la descripción y en tres campos keywords.

Luego se pasa a la fase de firma digital ( individual o colectiva) de los documentos incluidos en el volumen, con eventual señalización de error, para continuar con la creación física del volumen, en el que los documentos firmados son copiados en otro directorio del IFS y el volumen se cierra, se firma y marca temporalmente, estableciendo de esta manera su inviolabilidad y la imposibilidad de su modificación a lo largo del tiempo.

De manera opcional, se puede también averiguar la validez de documentos ya firmados y presentes en el volumen; en la fase de verificación se controla también la continuidad de los documentos incluidos en base al valor expresado en el primer campo de categorización indicado en el volumen.

A través de WG Signer Scheduler se puede deferir al usuario sólo la fase de definición/creación inicial del volumen y su relativo cierre. Todos los documentos son introducidos automáticamente en el volumen con la frecuencia especificada a nivel de configuración. Por ejemplo, después de cada fase de facturación los documentos archivados en la gestión documental (Database Link) van a ser introducidos automáticamente en el volumen pertinente.

Los volumenes se generan en un específico directorio del IFS ( Integrated File System) del Power, que contiene adjuntos y un file xml que sirve para describir sus atributos. Documentos contenidos en cada volumen se pueden buscar y interrogar por medio de “Digital signature manager”, que permite también la visualización y control de la firma y del volumen; el mismo programa se puede utilizar para visualizar documentos firmados (PDF o P7M) por cuenta de terceros. Se puede interrogar el volumen en cualquier momento y además el mismo volumen puede ser copiado o masterizado, conservando su validez legal. Además de las normales funciones de mantenimiento de los volumenes, es posible también crear “collection”, o sea un conjunto de varios volumenes.

Requisitos previos

  • webgate400
  • Database Link
  • FLUJOS AUTORIZADORES, REGISTRO, FIRMA DIGITAL