Firma digital
La firma digital es un sistema de verificación o validación de documentos digitales/informáticos similar a la firma manuscrita en papel, basada en el uso de un certificado digital almacenado en un dispositivo de hardware. En el ordenamiento jurídico italiano la firma digital criptográfica asimétrica de un documento tiene el mismo valor, a todos los efectos de ley, que la firma manuscrita.
Con el control de la fase de verificación y firma de documentos empresariales, el módulo FLUJOS AUTORIZADORES, REGISTRO Y FIRMA DIGITAL permite solventar problemas administrativos y de funcionamiento en las PYME italianas. Este módulo solo requiere Database Link para ser utilizado de forma inmediata.
El módulo FLUJOS AUTORIZADORES, REGISTRO Y FIRMA DIGITAL permite no sólo gestionar de forma sencilla y segura la validación electrónica de documentos, sino también las responsabilidad y autorización de firma de documentos entre los vario usuario, con el fin de organizar mejor los registros donde se encuentran las firmas de cada usuario/función.
Configuración aparatos
Para individual usuario se pueden configurar las informaciones contenidas en la Smart Card y todo lo necesario para iniciar el proceso de firma digital de documentos , como por ejemplo: tipo de dispositivo de firma, certificados y / o claves locales, marcas temporales, recorrido de depósito de documentos firmados y tipología del formato file firmado.
FLUJOS AUTORIZADORES, REGISTRO Y FIRMA DIGITAL puede utilizar los siguientes métodos de firma: Smart Card criptográfico compatible con estándar PKCS11; Token USB criptográfico compatible estándar PKCS11; certificados y claves privadas guardadas en el archivo de ERC / CRT / PEM; certificados y claves almacenados en archivos PFX / P12 (PKCS12).
Funciones
Este módulo permite que cada usuario pueda tener hasta cinco tareas diferentes, e incluso habilitar un delegado con el mismo poder de firma dentro de un período de tiempo determinado. Identificar y conocer las diferentes funciones y clases de documentos de la empresa posibilita el diseño de varias fases de validación, necesarias para una correcta organización del registro de firma.
Fase de autorización
Es posible configurar una o más feses de autorización/firma (que en su conjunto se llaman ciclos de autorización") para cada clase documental unitaria, en secuencia entre ellas, en las cuales se identifican las diferentes funciones propuestas a la firma digital de los documentos.En cada fase se puede establecer: el código y subcódigo de las mismas fases, la descripción del tipo de autorización de firma y el código de la función para el que es necesaria la firma (hasta un máximo de tres alternativos). También es posible , directamente desde el módulo Database Link, ver, modificar, copiar y anular los pasos de la autorización de cada documento.
Registro de firma
El Registro de Firma es un componente importante y clave de FLUJOS AUTORIZADORES, REGISTRO Y FIRMA DIGITAL, que se activa automáticamente cada vez que se genera un documento, sea en modo manual y / o automático. El registro de firma de cada usuario visualiza todos los documentos pendientes de ser firmados, de acuerdo a las diferentes funciones, seleccionables en el apósito panel de control, con el fin de realizar el proceso de firma individual o colectiva.
Para su comodidad, el usuario es informado de los documentos pendientes de firma mediante una pantalla emergente, pudiendo acceder directamente a través de ella al Registro de Firmas.
En el momento de la firma es posible la visualización parcial de los documentos que tienes que firmar filtrando por descripción los archivos adjuntos o las fases de validación. Es también posible la vista parcial de los documentos dependiendo del estado de la firma, que puede ser: la original / firmado / excluidos de la firma / etc, o indicando el período de tiempo (desde la fecha / hasta la fecha).
La firma de estos documentos seleccionados y visualizados en el registro se puede hacer de forma simultánea o por separado.
Marcas temporales
Las marcas de tiempo garantizan que aparezcan la fecha y la hora en los documentos electrónicos en el momento de la aposición de la firma. La marcas de tiempo se pueden comprar on-line (por internet) y luego instalarlas a través de una función especifica de este módulo.
Firma digital
FLUJOS AUTORIZADORES, REGISTRO Y FIRMA DIGITAL permite firmar y marcar temporalmente documentos electrónicos de cualquier tipo respetando los reglamentos y normativas exigidos por la CNIPA (Centro Nacional de la Informática en la Administración Pública de Italia), responsable de las normativas de referencia. En particular, permite
- Firmar digitalmente documentos / fileS tanto en formato estándar internacional con extensión P7M,
como en formato Adobe PDF que contiene la firma digital como parte integrante del documento original. Los documentos PDF de Adobe generados son, por lo tanto, verificables directamente a través de lector de PDF estándar (por ejemplo, Adobe Reader desde la versión 8.0), sin la necesidad de instalar licencias de software adicionales (descodificadores P7M propietarios). Todas las características que ofrece son compatibles con la normativa CNIPA
- Firmar simultáneamente todos los documentos de una carpeta
- Marcar temporalmente los documentos uno a uno
- Firmar y datar los documentos en su conjunto
- Aponer múltiples firmas y marcas temporales en el mismo documento
- Verificar las firmas y marcas temporales presentes en documento
¿Qué es y cómo funciona la firma digital?
El proceso de firma digital está basada en la criptografía asimétrica: cada titular dispone de dos claves, una privada – secreta, grabada en la Smart Card y protegida por un código de acceso (PIN) - la otra pública - protegida y publicada por una Autoridad Certificadora - que se utiliza para la verificación de firmas. Las dos claves están relacionadas de forma inequívoca, siendo imposible que de la clave pública se pueda conocer la privada.
El funcionamiento del sistema está garantizado por la presencia de la tercera parte de confianza – la Autoridad Certificadora - que asegura la asociación única entre la clave pública que se utilizará para la verificación y el titular de la clave privada correspondiente. Esta asociación se basa en la emisión de un certificado digital, que se lleva a cabo sólo después de la identificación personal de la parte demandante.
Por lo tanto, para adquirir la firma digital es necesario contactar personalmente con las certificadoras acreditadas: entidades públicas y privadas que han sido autorizadas para llevar a cabo dichas actividades, la lista de las cuales es, por ley, publicada en el sitio web del CNIPA (en el caso de Italia).
Diferencias entre firma digital y firma convencional.
Creación
- Firma autografica
- manual
- Firma digital
- Por algoritmo de creación.
aposición
- Firma autografica
- En el documento: la firma es parte integrante del documento.
- Firma digital
- Como archivo adjunto: el documento firmado consta del documento - firma
Comprobar
- Firma autografica
- Comparación con una firma notariada: Metodo inseguro
- Firma digital
- Usando un algoritmo de verificación conocido públicamente: Método seguro
Copia documento
- Firma autografica
- Distinguible
- Firma digital
- Indistinguible
Validez temporal
- Firma autografica
- limitado
- Firma digital
- limitado
Automatización de procesos
- Firma autografica
- imposible
- Firma digital
- Posible
El producto respeta las normativas vigentes para el mantenimiento y la conservación del LUL (Libro Único de Trabajo).
Características necesarias garantizadas por la solución webgate
El art. 2 del D.M. 17.06.2014 presenta las obligaciones para cumplir para los documentos informáticos relevantes a efectos de las disposiciones fiscales. En particular la normativa establece que, aunque desmaterializados, los documentos guardados y reproducidos en formato digital (asientos contables y documentos fiscales) tienen que respetar las normas ordinarias que regulan el correcto mantenimiento de estos documentos, o sea la inmodificabilidad, la integridad, la autenticidad y la legibilidad.
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